Dal quadro europeo ViDA alle applicazioni locali: tempistiche, requisiti tecnici e impatti concreti per le imprese nei diversi Paesi UE
La fatturazione elettronica in Europa sta evolvendo rapidamente, con nuove regole e scadenze che impattano direttamente le imprese. Il progetto ViDA (VAT in the Digital Age) guida questa trasformazione, digitalizzando il reporting IVA e uniformando i flussi tra aziende e amministrazioni fiscali. Tuttavia, l’attuazione concreta varia da Paese a Paese, con differenze nelle tempistiche, nei soggetti interessati e nelle specifiche tecniche richieste.
Di seguito un aggiornamento sulle principali novità in Romania, Ungheria, Irlanda, Polonia, Slovacchia e Grecia, con particolare attenzione agli impatti operativi per le imprese.
Romania: chiarimenti sui termini e ampliamento dell’obbligo B2B
In Romania, l’Ordinanza GEO n. 89/2025, in vigore dal 1° gennaio 2026, introduce due interventi chiave: un chiarimento sui termini di trasmissione e un’estensione dell’ambito di applicazione del sistema RO e-Factura.
Termine di trasmissione delle fatture elettroniche: 5 giorni lavorativi
La normativa originaria prevedeva l’obbligo di trasmettere la fattura elettronica entro cinque giorni di calendario dall’emissione.
Con la nuova Ordinanza, il termine viene uniformato a cinque giorni lavorativi dalla data di emissione.
Si tratta di una modifica sostanziale, in particolare per le grandi e medie imprese, che gestiscono elevati volumi documentali.
Estensione delle operazioni soggette a reporting
L’obbligo di trasmissione al sistema RO e-Factura riguarda ora:
- Tutte le operazioni B2B con luogo di fornitura in Romania;
- Operazioni tra un soggetto IVA residente e un soggetto non residente registrato ai fini IVA in Romania, se il luogo di fornitura è nel Paese;
- Operazioni domestiche in cui un soggetto non residente utilizza una partita IVA rumena.
Il fornitore è tenuto a:
- Trasmettere i dati della fattura nel formato strutturato previsto dal sistema e-Factura;
- Inviare la fattura al cliente estero tramite canali tradizionali (PDF, e-mail, posta).
Ungheria: verso l’obbligo totale entro il 2028
L’Ungheria si sta preparando a rendere obbligatoria la fatturazione elettronica nell’ambito del progetto europeo ViDA, estendendo l’obbligo sia alle transazioni nazionali che a quelle transfrontaliere
Un ambiente di test volontario sarà disponibile dal 2028, prima dell’entrata in vigore definitiva. Le fatture elettroniche dovranno essere generate in formato XML standardizzato, valido sia per B2B che B2C, con la possibilità di visualizzare la rappresentazione grafica solo a partire dall’XML.
Le fatture cartacee saranno consentite solo in casi molto specifici, come le vendite a privati o le esportazioni, e anche in questi casi sarà necessario un accordo reciproco tra le parti.
Per le relazioni B2G, le fatture elettroniche devono essere generate in un formato XML standardizzato e trasmesse tramite i canali ufficiali della National Tax and Customs Authority (NAV), garantendo tracciabilità, autenticità e conformità fiscale.
Irlanda: implementazione graduale dal 2028 con modello PEPPOL
In Irlanda la riforma si inserisce nel programma di modernizzazione IVA dell’amministrazione fiscale, con un’introduzione progressiva dell’obbligo.
Fase 1 – Novembre 2028
Dal 1° novembre 2028:
- Le grandi imprese IVA, gestite dalla Large Corporates Division e stabilite (o con stabile organizzazione) in Irlanda, dovranno emettere fatture elettroniche strutturate (XML conforme EN 16931) per le operazioni B2B domestiche;
- Sarà richiesto reporting IVA in tempo reale.
Tutte le imprese irlandesi, indipendentemente dalla dimensione, dovranno comunque essere in grado di ricevere fatture strutturate dalla stessa data.
Fase 2 – Novembre 2029
L’obbligo di emissione verrà esteso a tutte le imprese IVA registrate per operazioni domestiche e intra-UE.
Fase 3: Allineamento ViDA – Luglio 2030
Da luglio 2030, piena conformità ai requisiti UE per le operazioni B2B transfrontaliere.
Il modello irlandese si allinea allo standard europeo EN 16931 e utilizza la rete PEPPOL basata sul modello a cinque angoli (“5-corner model”), che garantisce lo scambio sicuro di fatture XML strutturate, la convalida automatizzata dei dati e la loro rendicontazione in tempo reale alle autorità fiscali.
Polonia: aggiornamenti operativi sul sistema KSeF
La Polonia ha aggiornato il suo sistema nazionale di fatturazione elettronica KSeF 2.0, con l’obiettivo di semplificare l’accesso e preparare le imprese all’era della fatturazione elettronica obbligatoria iniziata il 1° febbraio 2026. Gli aggiornamenti principali riguardano tre ambiti chiave:
- Accesso semplificato: autenticazione tramite app mObywatel, credenziali bancarie mojeID, e-ID o profilo fidato, eliminando la necessità di password separate.
- Manuale aggiornato: revisioni dei Parti I, II e III del manuale KSeF, con dettagli su esclusioni, tipi di transazioni, applicazioni di certificati via API o app, obblighi di fatturazione, regole di detrazione IVA e gestione di transazioni con contribuenti esteri.
- Nuove funzionalità: migliorata scansione QR code, prova ufficiale di ricezione (UPO) aggiornata, gestione fatture con allegati e notifiche alle autorità in casi particolari, inclusi self-billing e transazioni non obbligatorie in KSeF.
Questi aggiornamenti rafforzano la sicurezza, la tracciabilità e la conformità al nuovo regime di fatturazione elettronica.
Slovacchia: obbligo domestico anticipato al 2027
Dal 2027 la Slovacchia introdurrà l’obbligo di fatturazione elettronica nazionale, anticipando di qualche anno l’entrata in vigore dell’obbligo UE per tutte le transazioni B2B transfrontaliere, previsto nel 2030 nell’ambito del pacchetto ViDA.
Le fatture dovranno essere emesse in formato elettronico strutturato (es. XML), in modo da consentire l’elaborazione automatizzata e la rendicontazione digitale. L’introduzione anticipata nel mercato slovacco rappresenta anche un’opportunità per testare strumenti e processi prima dell’adozione obbligatoria a livello europeo.
Le aziende con filiali o stabili organizzazioni nel Paese dovrebbero avviare sin da subito attività di assessment dei processi e valutazione delle soluzioni tecnologiche più adeguate. Prepararsi in anticipo permette di ottimizzare i flussi contabili, automatizzare le operazioni, aumentare l’efficienza e ridurre i costi legati alla fatturazione e alla rendicontazione fiscale.
Grecia: proroga per le grandi imprese e implementazione graduale nel 2026
Il Ministero dell’Economia e delle Finanze e l’Autorità Indipendente per le Entrate Pubbliche (AADE) hanno annunciato il rinvio dell’avvio obbligatorio della fatturazione elettronica B2B per le grandi imprese. La data di partenza è stata posticipata dal 2 febbraio al 2 marzo 2026, con un periodo transitorio fino al 3 maggio 2026. Questa fase riguarda le imprese con un fatturato lordo superiore a 1 milione di euro nel 2023.
Durante il periodo transitorio, le aziende possono continuare a utilizzare i propri sistemi ERP o contabili, oppure gli strumenti gratuiti messi a disposizione dall’AADE, come l’applicazione Timologio o myDATAapp, mentre completano la transizione tecnica. Per beneficiare della proroga ed evitare sanzioni, è necessario presentare entro il 2 marzo la Dichiarazione di Avvio dell’Emissione di Documenti Elettronici o la Dichiarazione di utilizzo degli strumenti AADE.
Le sanzioni per inadempienza restano in vigore ma sono ora applicabili a partire dal 3 maggio 2026, garantendo così un margine temporale maggiore per la conformità.
Terminata questa prima fase, l’obbligo di fatturazione elettronica sarà esteso ad altre aziende nelle fasi successive, comprese tra il 1° ottobre e il 31 dicembre 2026, fino al completamento del rollout nazionale e all’implementazione piena del sistema.
