La fatturazione elettronica ha trasformato in modo profondo la gestione dei documenti amministrativi. Ciò che un tempo richiedeva stampe, protocolli e archiviazioni manuali oggi diventa un flusso digitale strutturato, tracciabile e integrabile.
Il documento amministrativo non è più un file da conservare, ma un dato che può essere letto, analizzato, riconciliato e integrato in processi automatizzati.
Ordini, DDT e fatture: il cuore dei processi amministrativi
Nel ciclo passivo e attivo aziendale, ordini, documenti di trasporto (DDT) e fatture elettroniche rappresentano la base su cui si regge la corretta gestione amministrativa, contabile e operativa.
Nonostante la digitalizzazione del formato fattura, molte aziende affrontano ancora problemi come:
- discrepanze tra documenti;
- controlli manuali lenti e soggetti a errore;
- riconciliazioni complesse e frammentate;
- carico operativo elevato per attività ripetitive.
Questi ostacoli si traducono in ritardi, inefficienze e impatti diretti sui costi.
Come trasformare la riconciliazione documentale in un vantaggio competitivo
Per molte imprese, la vera evoluzione non consiste nel digitalizzare i documenti, ma nel digitalizzare i processi che li governano.
La chiave è integrare la fatturazione elettronica in un ecosistema amministrativo automatizzato, dove ogni documento dialoga con gli altri e i controlli avvengono in tempo reale.
Un approccio strutturato permette di:
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- ridurre drasticamente gli errori manuali;
- velocizzare i controlli di congruenza;
- avere dati affidabili per analisi e decisioni strategiche;
- ottimizzare l’intero ciclo order-to-invoice.
Three-way match: la riconciliazione intelligente tra ordini, bolle e fatture
Il three-way match è oggi una delle operazioni più critiche per la gestione amministrativa. Consiste nel verificare automaticamente la corrispondenza tra:
- Ordine d’acquisto
- Documento di trasporto (DDT)
- Fattura
Quando svolto manualmente, questo processo rischia di diventare lento, complesso e costoso.
Con l’automazione, invece, diventa un potente strumento di controllo.
I vantaggi dell’automazione della riconciliazione documentale
- riduzione del 70–90% del tempo dedicato ai controlli;
- aumento della qualità dei dati amministrativi;
- segnalazione immediata di anomalie e scostamenti;
- approvazioni rapide grazie a workflow digitali;
- totale tracciabilità di ogni passaggio.
DocPro Star: tecnologia avanzata per la riconciliazione automatica
Indicom utilizza DocPro Star di TCG, una piattaforma innovativa basata su tecnologie di data extraction avanzata, capace di:
- estrarre dati da documenti anche non strutturati;
- riconciliare automaticamente ordini, DDT e fatture;
- identificare differenze e incongruenze in tempo reale;
- integrare i dati direttamente nel gestionale o ERP aziendale.
DocPro Star consente alle aziende di passare da un processo manuale a un modello scalabile, standardizzato e affidabile, dove la fatturazione elettronica diventa parte di un flusso amministrativo più ampio e più efficiente.
Dalla fattura elettronica alla gestione amministrativa digitale
La fatturazione elettronica è il punto di partenza per un processo amministrativo moderno e completamente digitalizzato.
Grazie a soluzioni integrate come quelle offerte da Indicom, le imprese possono ottenere:
- maggiore efficienza operativa;
- riduzione dei costi di gestione;
- flussi documentali più sicuri e trasparenti;
- dati certi per il controllo di gestione e la pianificazione.
La digitalizzazione non è solo una risposta a un obbligo normativo, ma una leva strategica per rendere i processi amministrativi più snelli, rapidi e competitivi.
