Verso un sistema di conservazione digitale europeo: lo standard CEN/TS 18170:2025 definisce i requisiti per provider e servizi di eArchiving
Il 14 maggio 2025 il CEN (Comitato Europeo di Normazione) ha ufficialmente pubblicato lo standard CEN/TS 18170:2025, intitolato “Functional Requirements for the Electronic Archiving Services”.
Questo documento rappresenta il primo riferimento tecnico condiviso in ambito UE per la definizione dei servizi fiduciari di archiviazione elettronica, una novità introdotta dal Regolamento (UE) 2024/1183, che ha aggiornato il quadro normativo previsto dal Regolamento eIDAS (Regolamento UE 910/2014).
L’obiettivo è armonizzare le modalità di conservazione a norma in tutta l’Unione Europea, favorendo un ecosistema basato su affidabilità, fiducia digitale e compliance normativa.
Un nuovo servizio fiduciario Europeo: l’eArchiving
Il servizio fiduciario qualificato, denominato archiviazione elettronica, lo potremmo definire come un’evoluzione a livello europeo dei sistemi di conservazione digitale già adottati da anni, ad esempio in Italia.
Il documento del CEN elenca in dettaglio:
- 240 requisiti funzionali che il servizio di archiviazione elettronica dovrà rispettare;
- 205 requisiti aggiuntivi che riguardano i provider, ossia i soggetti erogatori del servizio.
Questi requisiti costituiscono un vero e proprio framework operativo, pensato per assicurare che ogni servizio fiduciario di archiviazione elettronica – sia esso qualificato o meno.
Cosa contiene lo standard CEN/TS 18170:2025?
Lo standard fornisce un quadro completo e articolato per la progettazione e l’erogazione di un servizio di archiviazione elettronica conforme, affrontando aspetti tecnici, procedurali e di sicurezza. In particolare, specifica:
- Requisiti funzionali da utilizzare per la ricezione, l’archiviazione, il recupero e la cancellazione dei dati e dei documenti elettronici (documenti nati elettronicamente e documenti cartacei scansionati e digitalizzati), al fine di assicurarne la conservazione in modo che siano accessibili e salvaguardarli in maniera duratura contro la perdita, l’alterazione o l’eliminazione non autorizzata, fatta eccezione delle modifiche autorizzate relative al loro formato elettronico;
- Procedure e tecnologie che garantiscano che l’accuratezza dell’origine, la durata e la leggibilità, e l’integrità dei dati e dei documenti elettronici siano mantenute anche dopo il periodo di validità tecnologica e almeno per tutto il periodo di conservazione legale o contrattuale;
- Procedure e tecnologie da utilizzare per consentire alle parti interessate autorizzate di ricevere in modo automatico un rapporto che confermi che i dati e i documenti elettronici recuperati da un archivio elettronico qualificato godono della presunzione di integrità dei dati e dei documenti elettronici dall’inizio del periodo di conservazione al momento del recupero.
- Procedure per la protezione contro accessi non autorizzati e per la gestione della riservatezza dei dati.
- Interazioni tra servizi fiduciari di archiviazione elettronica e altri servizi fiduciari.
- Approcci e tecnologie per il raggiungimento di obiettivi di sostenibilità ambientale, ove possibile.
Un’opportunità per i conservatori: prepararsi subito
In attesa degli atti di esecuzione della Commissione Europea, che renderanno pienamente operativo il servizio fiduciario di eArchiving, è consigliato ai conservatori di muoversi sin da ora per anticipare i tempi di adeguamento.
La prima azione consiste nell’avviare un’attività di assessment del proprio sistema di conservazione, con l’obiettivo di:
- Condurre una Gap Analysis rispetto ai requisiti funzionali e operativi previsti dallo standard CEN/TS 18170:2025;
- Elaborare un piano di evoluzione verso il nuovo servizio fiduciario europeo, tenendo conto sia degli aspetti normativi sia di quelli tecnologici.
